ในสมัยปัจจุบันการที่จะเป็นครูผู้ สอนที่ดี มีความสามารถและมีประสิทธิภาพในการสอนสูงดู จะเป็นสิ่งที่ยากกว่าแต่ก่อน ๆ นี้มากครูสมัยใหม่นี้จะต้องมีความรอบรู้และสนใจในสิ่งต่าง ๆ มากยิ่งขึ้น เช่นเกี่ยวกับผู้เรียน พฤติกรรม และความประพฤติของผู้เรียนหรือในส่วนที่เกี่ยวข้องกับตัวเนื้อหาสาระของวิทยาการต่าง ๆ ที่ขยายตัวอย่างกว้างขวางรวมทั้งสภาวะแวดล้อมอันยุ่งยากสับสน ความเปลี่ยนแปลงตลอดจนธรรมชาติ และความสามารถของแต่ละบุคคลในการศึกษาเล่าเรียน ครูจะต้องนำเอาความรู้ความเข้าใจต่าง ๆ เหล่านี ้มารวบรวม ประยุกต์และ ดัดแปลงเพื่อให้สามารถนำไปใช้ในการบริหารการสอนต่อไปได้ด้วยในสมัยโบราณที่ผ่านมา การสอนเป็นไป ตามวิธีการของการปลูกฝังความเชื่อมากกว่าวิธีการทางวิทยาศาสตร์และครูผู้ประสบความสำเร็จในสมัยนั้ นก็คือ ครูเป็นผู้สอนเนื้อหาและจัดการงานต่ าง ๆ ด้วยตนเองโดยตรงเพื่อผู้ เรี ยน คือเน้นครูเป็นศูนย์กลาง

ในการเรียนการสอนนั่นเองปั จจุ บันสภาพการณ์ได้ เปลี่ยนแปลงไป ครู ผู้ประสบความสำเร็จจะเป็นผู้ทำหน้าที่บริหารงานสอนและดำเนินงานเกี่ยวกับข้อมูล (Information) ที่จะถ่ายทอดให้ แก่ผู้เรียน โดยเน้นผู้เรียนเป็นสำคัญ วิธีการนี้บทบาทของครูจะเปลี่ยนไปจากผู้สอนเนื้อหาเป็นการพยายามดำเนินการต่าง ๆ เพื่ อให้ ผู ้เรียนสามารถเรี ยนรู้ ได้มากขึ้น และใช้เวลาน้อยลง แน่นอนงานอันค่อนข้างยากนี้ย่อมต้องอาศัยความรอบรู ้ประสบการณ์และทักษะมากพอสมควร ครูจะต้องมีความรอบรู้และความสนใจในแหล่งข้อมูลข่าวสารรวมทั้งรายละเอียดเกี่ ยวกั บผู้ เรียน วิ ธี การสื ่อสารและจะต้ องตรวจสอบโดยสม่ำเสมอด้วยว่า กำลังสอนอะไรอยู่ในเนื ้อหาอะไรและผลการสอนเป็นอย่างไรการบริหารงานข้อมูลของครูที่จะมีส่วนช่วยสนับสนุนประสิทธิภาพในการเรียนการสอนนั้นแตกต่างจากหน้ าที่การสอนแบบเก่า ทั้งนี้เพราะเนื้อหาวิชาการมีการเปลี่ยนแปลงและขยายตัวอย่างกว้างขวาง ปัจจุบันจะต้องคอยติดตามสอดส่องและศึกษาภาวะของข้อมูลจากสื่อต่าง ๆ อยู่ตลอดเวลาและนำมาเผยแพร่แก่ผู้เรียนในการสอนด้วยเหตุนี้ การดำเนิ นการเรี ยนการสอน ให้มีประสิทธิภาพจำเป็นที่ครูจะต้องศึกษาเกี่ยวกับการวางแผนและการจัดวางข้อมูลตลอดจน การศึกษาเกี่ยวกับทฤษฎีการสื่อสารเสียก่อนการสื่อสาร (Communication) อาจให้คำจำกัดความได้ว่าเป็นพฤติกรรมต่าง ๆ ที่เกิดขึ้นระหว่างองค์การ (organization) ต่าง ๆ คือทั้งผู้ส่งสารและผู้ รับสารโดยเป็นขบวนการถ่ายทอด แลกเปลี่ยนเรื่องราวความคิดและทั ศนคติซึ่ง การสื่อสารอาจจะเกิดขึ้นระหว่างมนุษย์กับมนุษย์หรือมนุษย์กับเครื่องจักรกล หรือระหว่างเครื่องจักรกลกับเครื่องจักรกลก็ได้

การสื่อสารและการแลกเปลี่ยนข่าวสาร ประกอบด้วยองค์ประกอบ 4 ประการ คือ
1. ผู้ส่ง (Sender)
2. ผู้รับ (Receiver)
3. สาร (Message)
4. สื่อกลาง (Medium)
1. ผู้ส่ง (Sender) เป็นแหล่งที่มา ของสาร และเป็นจุดเริ่มต้นของวงจรการสื่อสารในกรณีของสิ่งมีชีวิต ผู้ส่งจะนำเอาความสามารถในการตอบสนองเข้ามาบรรจุไว้ในที่สะสมสารซึ่งได้มีการวางสายของการติดต่อสื่อสารไว้แล้ว
เรียกขั้นนี้ว่าการเข้ารหัส (Encoder) สารที่ผู้ ส่งรวบรวมและส่งออกไปนั้นเป็นผลผลิ ตของสิ่งต่าง ๆ ที่ผู้ส่งกำลังประสบอยู่ในเวลาและสภาพแวดล้อมขณะนั ้น และผู้รับก็จะสามารถรับไว้ได้เฉพาะข้อมูลบางชนิ ดที ่ตนมี ส่ วนสั ม พั นธ์ผู กพันเกี่ยวข้องด้วยเท่านั้ น ส่ วนข้ อมูลอื่น ๆ ที ่ไม่เกี่ ยวข้องผูกพันด้ วยมนุ ษย์ก็จะไม่รับไว้กล่าวคือมนุษย์เพศชายกับเพศหญิง อาจจะมีการรับข้อมูลต่างชนิดกัน หรือบางข้อมูลก็เหมือนกันฉะนั้น ข้ อมูลทั้ งหลายจึงมีสะสมในตัวมนุษย์แต่ละคน และไม่มีการสะสมในลักษณะนี้ในสิ่งอื่น ๆ ดังนั้น เวลาที่มนุษย์กำหนดจะส่งข้อมูลใด ๆ ออกไปก็เท่ากับมนุษย์ได้ส่งข้อมูลจากแหล่งสะสมภายในตัวของมนุษย์ออกไปยังผู ้รับภายนอก สำหรับสิ่งที่ไม่มีชีวิต เช่น คอมพิวเตอร์หรือเครื่องจักรกลอัตโนมัติจะมีพฤติกรรมในการสื่อสารแตกต่ างกันออกไป คือเครื่องมือเหล่านี้ ไม่ มีการเจริ ญเติบโต และไม่ สามารถสะสมเพิ่มเติมหรือขยายอำนาจการสะสมเพิ่มเติมข้อมูลต่าง ๆ ออกไปนอกเหนือจากที่ถูกกำหนดให้มีไว้แล้วตั้งแต่เริ ่มแรกได้ ฉะนั ้นลำดับและขอบเขตของพฤติกรรมนี ้จะจำกั ด และขึ้ นอยู ่กับการตัดสินใจ ครั้งแรกในการสร้างเครื่องมือนั้นขึ้นมา
2. ผู้รับ (Receiver) เป็นฝ่ายแปลความในสารที่ได้รับมา และการพิจารณาตัดสินใจของผู้ รับก็จะเป็นเครื่ องมือที่ใช้ วัดประสิทธิ ภาพของการติดต่อสื่อสารได้เป็นอย่างดี โดยที่การตัดสินใจปฏิ บัติอย่างใดอย่ างหนึ ่งอั นเนื่ องจากสารนั้นจะต้องเป็นที ่ยอมรับและเข้าใจเป็นอย่างเดียวกันกับผู ้ส่ง ด้วยเหตุดังกล่าว อาจจะสรุปหลักการสำคั ญของการสื่อสารได้ คือ ผู้ ส่งจะส่ งสารไปยังผู้รับ ฉะนั้นผู้รับจะต้องมีความรู้และเข้าใจในสิ่งที่ผู้ส่งส่งมาและแปลความหมายในสารนั้นแล้วตอบกลับไปยังผู้ส่งเช่นนี้เรื่อยไป
3. สาร (Message) คือเนื้อหาหรือข้อมูลที่ถูกส่งซึ ่งการตีความหมายของสารจะอยู่ที่ตัวผู ้รับไม่ได้อยู่ที่ตัวสารเอง เพื่อที่จะให้ผู้รับแสดงพฤติกรรมตามที่ผู ้ส่งต้องการ ผู้ส่งจะต้องเข้ารหัสข้อมูลที่ต้องส่งนั้นก่อน การเข้ารหัสเป็นวิธีการเลือกและเรียงลำดับของสัญลักษณ์ต่าง ๆ ซึ่งมีความหมาย และเป็นที่เข้าใจต่อทั้งผู้ส่งและ ผู้รับ เช่ น ผู ้โฆษณาสินค้าต้ องการโฆษณาสินค้าแก่ลูกค้าว่ายาสีฟันของเขาเมื่อใช้แล้วจะรู้สึกเย็นสดชื่น ปัญหาก็คือผู้โฆษณาจะใช้รหัสชนิดใดจึงจะดึงดูดความสนใจของลูกค้าได้ ในทำนองเดียวกันกับการเรียนการสอนถ้าครูต้องการให้ผู ้เรียนเข้าใจ ในสารหรือเนื้ อหา ครูจะต้องเข้ ารหัสสารนั้นอย่างรัดกุมที ่สุด คือครูจะต้องเลื อกใช้คำพูดหรือสัญลักษณ์อื่น ๆ ที่ง่ายที่สุดสำหรับครูและผู้เรียน การเข้ารหัสข้อมูลที่มีประสิทธิภาพเป็นงานยากอย่างหนึ ่งที่ครูจะต้องเผชิญและการเลือกรหั สก็เป็ นกุญแจสำคัญที ่สุ ดของการ สื่อสารสำหรับข้อมูลที่ผู้ส่งออกไปจะได้รับความสนใจจากผู ้รับปลายทางหรือไม่นั ้นขึ้นอยู่กับจำนวนครั้งของการส่งข้อมูลและการส่งข้อมูลจำนวนจำกัดซ้ำครั้งแล้วครั้ งเล่าจะได้ผลดี กว่าการส่งข้อมูลจำนวนมาก ๆ แต่น้อยครั้ง ดังนั้นในการเรียนการสอนครูอาจจะเน้นหรือซ้ ำเนื้อหา ในการสอนด้วยวิธีต่ าง ๆ เช่นการบรรยายซ้ำ ๆ การกระทำเช่นนี ้จะสามารถเพิ่มโอกาส ให้เกิดความสนใจได้ แต่จะซ้ ำครั้งมากน้อยเท่าใด จึ งจะมีประสิทธิภาพนั ้นย่อมแล้วแต่ และอยู ่ในดุลยพินิจของครูผู ้สอนหรือผู้ติดต่อสื ่อสารเอง
4. สื่อกลาง (Medium) เป็นช่องทางหรือขอบข่ายของช่องทางที ่เชื่อมโยงระหว่างผู้ส่งกับผู ้รับเช่นเดียวกันกับที ่สินค้าอาจจะถึงปลายทางได้โดยสื่อกลางของการขนส่งนานาชนิด สารก็เช่นกันอาจจะผ่านถึงยังผู้รับได้โดยอาศัยสื่อชนิดต่าง ๆ หากแต่ว่าสื่อกลางในการสื ่อสารต่างจากสื่อการ คมนาคมที ่ว่า สื่อกลางการสื่อสารนี้จะจัดรูปของสาร ให้ มี ลักษณะเป็นไปตามลักษณะของสื่ อกลางนั ่ นเอง ตั วอย่างเช่น หนั งสือและภาพยนตร์ ข้อมูลที่แพร่มาสู่เราโดยตัวหนังสือและโดยทางภาพเคลื่อนไหวของภาพยนตร์นั้นมีความต่างกัน หากผู้รับต้องตัดสินใจว่าจะอ่านหนังสือก่อนแล้วดู ภาพยนตร์ทีหลัง หรือจะดู ภาพยนตร์ ก่อนแล้วอ่ านหนังสื อที่ หลัง สื่ อทั้งสองนี้ก็จะมีอิทธิพลต่อการรับรู้ที่ต่างกันด้วยสื่อกลางทุก ชนิดจะมีอิทธิพลและลักษณะเฉพาะแฝงตัวอยู่ในตัวของมันเอง จึงทำให้สื่อกลางเป็นส่วนหนึ่งของสารไปด้วย บางครั้งเราจึงไม่อาจแยกสื่อกลางและ สารออกจากกันได้ ตัวอย่างเช่นรูปภาพโมนาลิซา จิตรกรได้สอดแทรกเอาความประทั บใจไว้ในภาพทั้งหมด เราจึงไม่อาจแยกตัวภาพออกจากความหมายได้ ในกรณีที่ผู้ส่งเป็นเครื่ องจักร สื่อกลางจะถู กจำกัดตามสภาพของอุปกรณ์และส่วนประกอบ เช่น สื่อกลางที่จะใช้เชื่อมหลอดไฟบนเพดานกับ สวิตช์ไฟบนฝาผนังจะเป็นอย่างอื ่นไปไม่ได้ นอกจากสายไฟซึ ่ง ต่างกั บกรณีของสิ่งมี ชีวิต เช่น ครูอาจจะเลือกสื ่อกลางต่าง ๆ ในการติ ดต่ อกับผู้ เรี ยนได้หลายอย่าง เช่น เสียงพูด การเขียน โทรทัศน์ ภาพยนตร์ หรือเทปบันทึกเสียง เป็นต้น ขอบข่ายของสื่อกลางการติดต่อสื่อสารที่ส่งออกจากผู้ส่งไปยังผู้รับ และวงจรการติดต่อสื่ อสารจะสมบูรณ์ก็ต่อเมื่อขอบข่ายการสื่อสารนั้นถูกส่งกลับคืนจากผู้รับมายังผู้ส่งอีกครั้งหนึ่งระบบนี้เรียกว่าข้อมูลย้อนกลับ (Feedback information)ตามวิธีการนี้จะทำให้ระบบการสื่อสารมีการตรวจแก้ไขภายในตัวเอง ซึ่งจะทำให้การสื่อสารเป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพสรุปแล้วสารจะต้องถูกเข้ารหัส โดยผู ้ส่งและส่งผ่านไปยังสื่อกลาง ด้วยวิธีที่จะเกิดความสับสนน้อยที่สุดแก่ผู้รับเพื ่อให้ผู้รับทราบความหมายที ่ใกล้เคียงที่สุดของสารโดยไม่เข้าใจไปเป็นอย่างอื่น สารที่สมบูรณ์จะต้องไม่ทำให้ผู้รับเข้าใจเป็นอย่างอื่นหรืออาจกล่าวได้ว่าทางเลือกยิ่งน้อยเท่าใดระบบการสื่อสารก็จะได้ผลมากขึ้น